SEI/UFCSPA - 1418229 - 102 - Gestão e fiscalização de contratos

Timbre

GESTÃO E FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS

RELATÓRIO CIRCUNSTANCIADO DE FISCALIZAÇÃO – Ref: MAI/2022

IDENTIFICAÇÃO DO CONTRATO A SER FISCALIZADO

Processo nº 23103.005867/2018-36

Objeto do contrato: Serviço de Bombeiro Civil

Nome da empresa contratada: Liderança Limpeza e Conservação

CNPJ: 00.482.840/0001-38

Número do contrato: 02/2019

Valor mensal do contrato*: R$ 33.435,41

Data da assinatura do contrato: 18 de fevereiro de 2019

Data de vencimento do contrato: 17 de fevereiro de 2023

*Sem descontos

PERÍODO DA FISCALIZAÇÃO E FISCAIS RESPONSÁVEIS

A fiscalização compreende o período de 01/05/2022 até o dia 31/05/2022 sendo realizada pela fiscal técnica Alessandra Moschem Tolfo – Siape nº 2073357 e Fiscal Administrativo Raphael da Silva Homem – Siape nº 1970010.

OBJETIVO

Realizar fiscalização do exercício de empresa terceirizada prestadora de serviços de Bombeiro Civil em cumprimento à Instrução Normativa 05 de 26 de maio de 2017 e seus anexos VIII-A, item “4” e VIII-B, item “9”. O presente relatório tem por finalidade trazer o registro, a análise e a conclusão acerca das ocorrências na execução do contrato.

METODOLOGIA

- Acompanhamento da prestação de serviços e sobre o andamento das atividades demandadas presencialmente ou de forma remota através do canal do whastapp;

- Leitura dos relatórios diários referentes aos plantões de cada bombeiro civil, enviados à Divisão de Engenharia de Segurança - Fiscalização técnica do contrato e leitura dos livros de registro de ocorrências.

- Registros da comunidade interna por meio de sugestões, reclamações e elogios do serviço prestado (recebidos por email);

- Conversas com representantes da empresa pessoalmente, através de reuniões ou via Whatsapp.

CONSIDERAÇÕES SOBRE A PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

DOCUMENTOS ENVIADOS PELA CONTRATADA:

Tabela 1 – Documentação para pagamento

Nº	ITENS	SIM	NÃO	OBSERVAÇÃO
DOCUMENTAÇÃO MENSAL - ANTES DA EMISSÃO DA NOTA FISCAL
1.	Cópia da folha de pagamento analítica do Mês de referência da prestação dos serviços, em que conste como tomador a UFCSPA, e constantes do arquivo SEFIP	X
2.	Cópia dos contracheques dos empregados relativos ao mês de referência da prestação dos serviços ou cópia dos recibos dos depósitos bancários	X
3.	Comprovante de entrega de vale-transporte	X
4.	Comprovante de pagamento do seguro de vida	X
5.	Comprovante de pagamento de vale-alimentação mensal e diário	X
6.	Folha ponto dos funcionários	X
7.	Extrato da conta do FGTS, com a autenticação mecânica ou acompanhada de recolhimento bancário ou ainda, comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado pela internet	X
8.	Extrato da conta do INSS, com a autenticação mecânica ou acompanhada de recolhimento bancário ou ainda, comprovante emitido quando o recolhimento for efetuado pela internet	X
9.	Protocolo do envio de arquivos – Conectividade Social	X
10.	Comprovante de declaração à previdência	X

CONTROLE MENSAL DE FISCALIZAÇÃO E EXECUÇÃO DO CONTRATO:

A fiscalização Administrativa será realizada por amostragem, considerando para esse mês a documentação do funcionário CLEBERTON GAIER

Tabela 2 – Acompanhamento do Contrato

FISCALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
Nº	ITENS	SIM	NÃO	OBSERVAÇÃO
Foram pagos os itens abaixo, conforme CCT:
1.	Salário-base?	X
2.	Vale-alimentação diário (verificar se a quantidade de dias do comprovante está de acordo com o registrado na folha ponto)?	X
3.	Cesta básica mensal?	X
4.	Vale Transporte?			O funcionário não utiliza.
5.	Periculosidade?	X
Folha Ponto
6.	Há registro de horas a mais do que as previstas para o mês?	X		Será questionado à contratada.
7.	O documento está assinado pelo funcionário?	X
8.	Há registro de entrada e saída?	X
9.	Há alguma inconsistência na folha de pagamento?	X		Será enviado questionamento para a contratada. Mais detalhes no item 10 deste relatório.
10.	Houve realização de hora extra, solicitada pela UFCSPA?		X
11.	Há algum bombeiro civil, com o curso de reciclagem que irá vencer no próximo mês ou está vencido?		X
12.	Há algum funcionário no período de férias?		X
13.	Há algum funcionário demitido?		X
14.	Todos os funcionários estão inscritos no seguro de vida?	X
15.	Conferência da GFIP? (SEFIP, RET)	X

FISCALIZAÇÃO TÉCNICA
Nº	ITENS	SIM	NÃO	OBSERVAÇÃO
16.	As solicitações são dirigidas ao preposto?	X
17.	O preposto responde às solicitações/notificações?	X		Todavia, às vezes tem demorado a dar retorno à fiscalização.
18.	O fornecimento do serviço está de acordo com o Contrato?	X
19.	A equipe de trabalho utiliza os equipamentos de proteção individual no desempenho de suas atividades?	X
20.	As atividades realizadas pela equipe condizem com aqueles previstos no Termo de Referência em conformidade com suas atribuições previstas pelo CBO?	X
21.	A equipe atende as solicitações encaminhadas pela fiscalização técnica?	X
22.	As solicitações não atendidas são justificadas?	X
23.	Os relatórios técnicos de atividades, elaborados pela equipe, são conclusivos acerca das atividades efetivamente realizadas pela equipe durante o turno de trabalho?	X		As atividades realizadas são registradas no livro de registro e nos relatórios específicos diários enviados por e-mail.
24.	A prestação dos serviços está adequada à rotina de execução estabelecida?	X		As inspeções estão sendo realizadas conforme escala mensal. Maior detalhamento abaixo.
25.	A prestação de serviços vem proporcionando os resultados esperados, em relação aos prazos de execução e entregas desejadas?		X	Em relação ao planejamento da execução de inspeções no sistemas de proteção e combate a incêndio, com base nos checklist e escala elaborada para o mês, observa-se um índice de efetividade da equipe de 97%. Maior detalhamento abaixo.
26.	Os recursos humanos empregados, em função da quantidade e da formação profissional exigidas proporcionam a prestação dos serviços com a qualidade requerida?	X
27.	Há instrumentos de avaliação da satisfação da comunidade em relação à prestação dos serviços?		X	Não há instrumento formalizado. Contudo, a fiscalização técnica recebe feedbacks positivos, por telefone ou pessoalmente, dos usuários dos serviços de atendimento de primeiros socorros prestados pelos BC. Os demais serviços técnicos são acompanhados pela fiscalização e não há participação da comunidade.

FISCALIZAÇÃO ADMINISTRATIVA/TÉCNICA
Nº	ITENS		SIM	NÃO	OBSERVAÇÃO
28.		Houve redimensionamento no pagamento, com base no Instrumento de Medição de Resultados (IMR)?		X
29.		Houve apresentação ao preposto da avaliação da execução do objeto?	X		Será enviado juntamente com a solicitação de nota fiscal.
30.		Houve apresentação de justificativa pela contratada sobre a prestação de serviço com menor nível de conformidade? (lembrar que consiste numa situação excepcional)			N/A
31.		Aceitou ou não a justificativa apresentada pela contratada para a prestação do serviço com menor nível de conformidade, desde que comprovada a excepcionalidade da ocorrência, resultante exclusivamente de fatores imprevisíveis e alheios ao controle do prestador?			N/A
32.		A contratada possui comportamento contínuo de desconformidade da prestação de serviço em relação à qualidade exigida? (lembrar que deve ser aberto processo de aplicação de sanção)		X
33.		Todos os membros da equipe de trabalho cumprem a jornada estabelecida no contrato?	X
34.		São realizadas reuniões periódicas com a empresa durante a vigência do contrato?			São realizadas conversas com os profissionais que compõem a equipe para alinhamento.

Item 24: Em março o BC Lucas elaborou proposta de treinamento de combate a incêndio à luz da RT nº 14/2009 para ser ministrado à comunidade, por exigência do PPCI. A Instrução de Trabalho que foi encaminhada à DESEG para avaliação e comentário, ainda encontra-se em revisão.
Item 25: O cronograma de inspeções foi validado a partir do dia 02/05/2022. Abaixo o resultado da apuração do Índice de efetividade da equipe na realização das inspeções – Maio/2022:

Tabela 3 - Resumo dos checklists aplicados

Tabela 4 - Escalas de inspeção

Maiores informações sobre a efetividade constam no Anexo D.

SUPRESSÃO VALE-TRANSPORTE:

Quanto ao benefício do vale transporte, os funcionários Cleberton Gaier e Lucas Eduardo não utilizam o benefício, conforme comprovado na documentação apresentada. Logo solicita-se o desconto no valor de R$ 62,38 (valor correspondente ao submódulo 2.3 – A, do valor atualizado pelo termo de apostilamento em 2022, que pode ser consultado na Planilha Reajuste CCT 2021 (1329758) ).

SERVIÇOS EXTRAORDINÁRIOS

Continuidade da implantação/adequação das medidas de segurança (extintores, sinalização e iluminação de emergência) exigidas pelo PPCI para vistoria do CBMRS. Recolocação e reposicionamento de extintores, colocação de sinalização e realização de teste da iluminação de emergência.

Em 07/05/2022 foi realizado teste nas bombas de incêndio dos prédios P2 e P3.

Em 12/05/2022 foi realizada a drenagem na linha de hidrantes do P1 para possibilitar a instalação de 02 pontos novos de hidrantes no RU.

Em 21/05/2022 foi realizado teste de funcionamento das bombas de incêndio do P2.

Em 31/05/2022 foi realizado pelo BC do dia o Treinamento de integração do BC Juliano no horário dás 07:19h;

Acompanhamento, junto com a DESEG, da vistoria realizada pelo CBMRS para fins de obtenção do alvará parcial do P1;

INSTRUMENTO DE MEDIÇÃO DE RESULTADOS (IMR) – REDIMENSIONAMENTO DE PAGAMENTOS

Conforme tabela abaixo, houve ocorrências que implicaram na aplicação de pontos no IMR.

Tabela 5 – Instrumento de Medição de Resultados

Avaliação Mensal
Item	Descrição	Número de Ocorrências do mês	Referência de pontuação	Total de pontos
1.	Atraso no crédito de salários além do 5º dia útil do mês imediatamente subsequente ao do mês de referência): (ordinários - mensal), décimo terceiro, férias, remunerações compensatórias e rescisões contratuais.	0	5	0
2.	Atraso do crédito dos benefícios de vale transporte e de vale-alimentação além do estabelecido (no contrato ou na Convenção Coletiva)	0	2	0
3.	Não providenciar substituição tempestiva de quaisquer ausências dos Postos de Bombeiro Civil por absenteísmo.	0	5	0
4.	Ausências dos funcionários dos Postos, superiores a 05 (cinco) ocorrências no mês, sem justificativa e comunicação formal à Contratante.	0	5	0
5.	Substituir funcionários sem a anuência prévia da Contratante.	0	1	0
6.	Não cumprir determinações e Notificações.	1	4	4
7.	Recusar-se a executar serviço determinado pela FISCALIZAÇÃO, sem motivo justificado ou determinação formal.	0	5	0
8.	Permitir ou causar danos ao patrimônio da UFCSPA, de terceiros, à integridade física de quem quer que seja, lesão corporal ou consequências letais dentro das dependências.	0	10	0
9.	Deixar de entregar os materiais e/ou utensílios utilizados na execução dos serviços fora do prazo estabelecido no Termo de Referência.	0	4	0
10.	Permitir a presença de empregado sem uniforme ou com uniforme incompleto, rasgado e/ou sujo.	0	3	0
11.	Permitir a execução dos serviços por colaboradores sem qualificação e/ou sem identificação (uso de crachás).	0	3	0
12.	Não realizar as capacitações e reciclagens inerentes aos postos durante a vigência do contrato.	0	5	0
13.	Deixar de executar o serviço solicitado pela FISCALIZAÇÃO ou abandoná-lo sem motivo de força maior.	0	5	0
14.	Destruir ou danificar documentos da UFCSPA por culpa ou dolo de seus empregados.	0	5	0
15.	Utilizar as dependências da UFCSPA para fins diversos do objeto do Contrato.	0	5	0
Total de pontos do mês				4
Percentual de desconto no mês				5%

Quadro 1 - Resumo do IMR

INDICADOR

Atingimento de metas estabelecidas no IMR

Item Descrição

Finalidade: Garantir a segurança pessoal nas dependências, apoiar a coordenação de engenharia no andamento e acompanhamento das obras, reformas e serviços de manutenção e identificar e controlar os riscos inerentes às atividades, visando evitar a ocorrência de acidentes e incidentes na UFCSPA.

Meta a cumprir: Serviços executados e materiais recebidos, adequados ao uso e à perspectiva da administração.

Instrumento de medição: Planilha de controle dos serviços executados, conforme modelo abaixo indicado.

Forma de acompanhamento: A fiscalização do contrato acompanhará mensalmente o cumprimento das atividades da execução dos serviços, conforme perspectiva da Administração e posterior lançamento do resultado na planilha de controle.

Periodicidade: Mensal

Mecanismo de Cálculo: O número de pontos no mês refletirá o percentual de atingimento da meta. Considerando o somatório de pontos para cada ocorrência.

Início de Vigência: Da assinatura do contrato e Início da execução dos serviços.

Faixas de ajuste no Pagamento:

1 a 3 pontos= 100% da meta = recebimento de 100% da fatura. Gerando Advertência

4 a 6 pontos = 95% da meta = recebimento de 95% da fatura.

7 a 9 pontos = 90% da meta = recebimento de 90% da fatura.

10 a 12 pontos= 85% da meta = recebimento 85% da fatura.

13 ou mais pontos será considerado descumprimento contratual acarretando a aplicação das sanções previstas no item 27. Sem prejuízo da aplicação deste ANS

SERVIÇOS TÉCNICOS REALIZADOS

Considerando a data de início de contrato e o período da medição (maio), segue a relação das as atividades realizadas pelos profissionais alocados no contrato:

Realização de rondas nos prédios e ambientes para verificação das condições de segurança das instalações, bem como para observação de riscos potenciais. Nestas rondas são vistoriadas saídas de emergência, condição dos extintores e hidrantes e demais sistemas e equipamentos de proteção e combate a incêndio. Os desvios ou não conformidades identificados são corrigidos in loco, quando possível. O resultado dessas rondas é registrado nos relatórios diários dos plantões, encaminhados à Divisão de Segurança, para providências, conforme o caso. O registro das inspeções diárias constam no Anexo D.
Aplicação de checklists diários, semanais, quinzenais e mensais nos sistemas de proteção e combate a incêndio conforme escala de inspeções do mês de janeiro, com efetividade de 97%.

Os resultados das inspeções são registrados e encaminhados à fiscalização para ciência e providências. Algumas inconformidades passíveis de resolução são resolvidas in loco e as demais serão analisadas direcionadas para manutenção realizar os reparos e adequações necessárias, através da abertura de Ordens de Serviço.

Atendimentos de primeiros socorros a servidores, trabalhadores terceirizados e comunidade acadêmica:

Obs: Foram realizados 09 atendimentos de primeiros socorros no mês corrente.

Acompanhamento de serviços críticos realizados por prestadores de serviços:

Data	Bombeiro Dia	Bombeiro Noite	Observações
07/05/2022	Prusch		Verificado o trabalho em altura na fachada do R.U.
13/05/2022	Prusch		Acompanhamento na montagem da nova rede de hidrante do R.U. durante o turno (full time) com alguns vazamentos e rompimentos durante a montagem; As 18:30hs foram abertas totalmente as válvulas da rede dos hidrantes do P1, monitorar a rede nova para ver se não aparece vazamento;
23/05/2022	Prusch		Acompanhamento da instalação dos abrigos de extintores da área externa do P1.
25/05/2022	Prusch		Das 11:00h às 14:00h realizado o acompanhamento do Sr. Danilo da empresa DTS na vistoria do PPCI do prédio 01, junto com as Eng. Jessica e a TST Jaqueline.
26/05/2022	Lucas		Acompanhado substituição de 3 blocos por faroletes no RU pela empresa Phenix. Feito check list diário.

Atendimentos a ocorrências e incidentes (síntese realizada a partir dos textos constantes nos relatórios diários dos plantões e registros através e-mail e do canal de WhatsApp mantido com a equipe dos bombeiros):

Data	Bombeiro Dia	Bombeiro Noite	Observações
07/05/2022		Renato	As 06:40 fui acionado pelo vigilante da P2, para averiguar um cheiro de queimado que cheiro vinha da fonte do motor do portão, motor foi desligado e repassei aos vigilantes para não ligarem mais no automático.
09/05/2022	Prusch		Durante a ronda no P2, foi constatado o gotejamento abundante em uma das válvulas VGA; e durante a tarde foi feito o fechamento de metade da válvula para que a mesma parasse de gotejar. A Pedido do prefeito foi realizado acompanhamento do serviço de retirada do duto de caliça da fachada do P1, das 16:45h às 18:00h. Realizado check-list diário;
13/05/2022		Tatiana	Monitoramento, através das rondas, do funcionamento de equipamentos elétricos ligados para experimentos, em laboratórios: salas (001,004,201,202,203,301,305,317,320) do P1, laboratórios;
14/05/2022	Lucas		Verificado nas novas instalações da rede de hidrantes do RU 04 pontos de gotejamentos, 02 de cada lado. Acompanhamento da conclusão da OS
17/05/2022	Prusch		Realizado o fechamento dos cadeados das válvulas do sistema de hidrantes do P1. Verificado a nova tubulação de hidrantes do R.U. e encontrado só 2 gotejamentos.
17/05/2022		Gaier	Fui acionado por volta das 19:30 pelo monitoramento que a central de alarme do P2 estava com luzes de falha geral e falha no sistema piscando.
20/05/2022	Lucas		12:55- ocorreu acionamento da central de alarme do RU, na central, dizia acionamento do detector de fumaça da cafeteria, ao vistoriar o local havia 2 marceneiros realizando corte em madeira e bastante fumaça na cafeteria, a central de alarmes foi resetada após término da atividade de marcenaria.
20/05/2022		Renato	20:52 fui acionado pelo funcionário Cristiano do apoio ufcspa para verificar junto com ele um cheiro de queimado que vinha da sala 715 7ºandar do prédio 2. Observado que um nobreak estava com o disjuntor desarmado e o cheiro vinha de dentro dele o mesmo foi desligado da tomada.
21/05/2022	Prusch		Durante a ronda foi notado uma poça de água no corredor de saída de emergência do P2 do pátio da santa casa.
23/05/2022		Gaier	Monitoramento do funcionamento de equipamento elétrico (mufla) em funcionamento nos laboratórios. Feito rondas no P1, Mufla ligada na sala 301.
31/05/2022	Prusch		Às 15:40h foi acionado o alarme de incêndio do P1, verificado junto ao painel o 6º andar, efetuado vistoria no local e constatado aglomeração de estudantes junto a botoeira do alarme de incêndio.

VALOR TOTAL DOS SERVIÇOS PRESTADOS

Tabela 6 - Cálculo do Pagamento do Mês

PAGAMENTO INICIAL	DESCONTO	PAGAMENTO FINAL
R$ 33.435,41	R$ 1.734,15	R$ 31.701,26

Descontos referentes:

Ao vale-transporte estão especificados no item 5.3 deste relatório.
Aplicação do IMR, devido ao descumprimento do item 6. A fiscalização constatou que no mês corrente, o preposto esteve apenas 01 vez na UFCSPA, conforme registro em livro. Além disso, por vezes o preposto tem demorado a dar retorno à fiscalização referente às solicitações realizadas por e-mail ou via whatsapp. Em fevereiro, registrado em ata de reunião, foi assumido o compromisso com a fiscalização de que o preposto realizaria o acompanhamento mais frequente da equipe e dos serviços, através de seu comparecimento à UFCSPA para conversas/reuniões com a equipe local, bem como com a fiscalização. Não temos evidências de que há o acompanhamento da prestação dos serviços da equipe noturna pelo preposto.

CONTA-DEPÓSITO VINCULADA BLOQUEADA PARA MOVIMENTAÇÃO

Deverá ser destacado a quantia total de R$ 4.370,32 (quatro mil, trezentos e setenta reais e trinta e dois centavos) que deverá ser depositada em conta-depósito vinculada bloqueada para movimentação, conforme tabela abaixo.

Tabela 7 – Conta vinculada

Os valores base considerados para base dos cálculos das retenções são os valores brutos da folha de pagamento dos funcionários.

PONTAMENTOS PARA A CONTRATADA

Abaixo seguem questionamentos e solicitações para a Contratada referente às documentações enviadas ou à execução do contrato.

Tabela 8 - Questionamentos e solicitações para a contratada

Item	Documento	Inconsistências	Orientações
1.	HORA EXTRA	O BC Cleberton Gaier realizou horas extras nos meses de abril e maio devido ao curso de reciclagem. Não ficou claro o cálculo de horas extras desenvolvidas pelo funcionário. Solicitamos esclarecimentos.	Enviar esclarecimentos sobre o cálculo da hora extra.
2.	HORA EXTRA	O BC Lucas realizou horas extras no mês passado, mas não houve reflexo na sua folha de pagamento. Solicitamos esclarecimentos.	Enviar esclarecimentos.
3.	EXTRATO INSS	Foi solicitado o envio do extrato de INSS Cleberton Pires Gaier no mês passado. No entanto, o documento enviado estava incompleto. É necessário o envio do documento completo, incluindo as páginas das contribuições mais recentes e a página de autenticação.	Enviar documento completo.
4.	DESCONTOS DA FOLHA	Na folha de pagamento do BC Cleberton Gaier vieram as seguintes anotações: “799 01 Dif Adicional Noturno MA 27,00 6.797,55” “365 03 Adiantamentos 6.797,55 Solicitamos esclarecimento sobre os valores.	Enviar esclarecimento.
5.	PRESENÇA DO PREPOSTO	A Fiscalização já havia requerido anteriormente que houvesse maior participação do preposto no andamento do contrato, e isso não tem ocorrido. É necessário que o preposto se encontre presencialmente com a fiscalização pelo menos 2 (duas) vezes ao mês para acompanhamento do contrato. E que mantenha uma rotina para acompanhamento da prestação dos serviços, alinhamento das atividades e atendimento a outras demandas, junto a equipe local.	Comparecimento com maior frequência à UFCSPA para acompanhamento/orientação da equipe local, da prestação dos serviços e para reuniões com a fiscalização.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Após os descontos decorridos do vale-transporte e do IMR o valor final para pagamento é R$ 31.701,26 (trinta e um mil, setecentos e um reais e vinte e seis centavos)

As atividades do contrato continuam tendo um bom desempenho, somente se mantém os problemas administrativos. A Fiscalização tentará no mês de julho alinhar alguns pontos com a contratada.

A análise das respostas das inconsistências relatadas no documento Análise das Inconsistências – Ref: ABR/2022, serão apresentadas no ANEXO A.

ANEXOS

Anexo A - Resposta à Análise das Inconsistências apresentadas Relatório Circunstanciado de Fiscalização – Ref: ABR/2022
Anexo B - Documentos de resposta da contratada
Anexo C - Relatório de efetividade dos checklist de inspeção em equipamentos de proteção e combate a incêndio.
Anexo D - Relatório dos registros das inspeções diárias da equipe de BC - UFCSPA – Maio / 2022.

Porto Alegre, 24 de junho de 2022.

Alessandra Moschem Tolfo

SIAPE 2073357

Coordenação de Engenharia

PROPLAN/UFCSPA

Raphael da Silva Homem

SIAPE 1970010

Coordenação de Engenharia

PROPLAN/UFCSPA

Documento assinado eletronicamente por Alessandra Moschem Tolfo, Engenheiro de Segurança do Trabalho, em 27/06/2022, às 08:59, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufcspa.edu.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 1418229 e o código CRC 8726C8F2.